Treffen Sie auf Einschränkungen bei der Migration von Dateiservern zu SharePoint Online?
Sind Sie frustriert über die Einschränkungen von SharePoint und OneDrive?
Wissen Sie, dass es andere Dateiserver-Migrationsstrategien gibt, um diese Einschränkungen zu überwinden?
Ein Architekturbüro in Kopenhagen, Dänemark, hat 3 Standorte in Dänemark und Norwegen. Der Dateiserver befindet sich derzeit vor Ort mit 7TB Daten, aber sie möchten den Dateiserver loswerden. Es gibt keine offiziellen Kommunikationskanäle zwischen den 3 Standorten, daher macht die Verwendung einer Cloud-Lösung zur Vereinigung der 3 Standorte Sinn.
Sie experimentierten mit SharePoint und OneDrive. Am Anfang war es gut, weil die Integration von OneDrive Windows Explorer den einfachen Zugriff auf Dateien und Ordner von SharePoint ermöglicht. Später trafen sie jedoch auf Probleme mit der AutoCAD-Anwendung. Ein Problem betrifft die Dateisperre, das andere externe Verweise innerhalb einer einzelnen Datei. Dies ist kein SharePoint/OneDrive-Problem, sondern ein Anwendungskompatibilitätsproblem zwischen CAD und SharePoint.
Die Speicherkosten von SharePoint sind ein weiteres Problem. Wenn sie alle 7 TB Speicher auf SharePoint gelegt hätten, hätte dies etwa 1400€/Monat gekostet. Das Unternehmen möchte, dass weniger häufig genutzte Dateien in einem anderen System gespeichert werden. Sie möchten eine Speicherplattform/-lösung, die das Problem mit Dateisperren und externen Verweisen löst und eine Möglichkeit bietet, kostengünstigere Speicherdienste wie Amazon S3 und Azure Blob Storage zu nutzen.
Eine Designfirma, die auf Museumsdesign spezialisiert ist, verwendet eine Mischung aus CAD-Anwendungen und Adobe Creative Suite. Es gibt Mac-Benutzer. Der Mac hat bestimmte Zeichen im Dateinamen, die SharePoint nicht unterstützt. Auch der Mac-Dateipfad könnte viel länger sein als 256 oder die aktuelle SharePoint-Beschränkung. Sie haben SharePoint in der Vergangenheit versucht, aber es hat nicht funktioniert.
Ein MSP hilft einem lokalen Kunden, einen lokalen NAS zu SharePoint zu migrieren und stößt auf SharePoint-Einschränkungen.
"Möchten Sie das ursprüngliche Repository von 700.000 einzelnen Dateien aufteilen und in sieben verschiedene SharePoint-Bibliotheken neu organisieren? Wie steht es mit den Kosten für die Umschulung des Personals, um sich an die neuen SharePoint Online-Standorte zu gewöhnen?"
Laut der SharePoint Online Dokumentation:
"Obwohl SharePoint Online 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek speichern kann, empfehlen wir, nicht mehr als 300.000 Dateien über alle Dokumentbibliotheken für eine optimale Leistung zu synchronisieren. Gleichzeitig können dieselben Leistungsprobleme auftreten, wenn Sie 300.000 oder mehr Artikel in allen Bibliotheken haben, die Sie synchronisieren möchten, selbst wenn Sie nicht alle Artikel in diesen Bibliotheken synchronisieren..."
Aus Erfahrung beginnt die Leistung jedoch nach 100.000 Artikeln zu sinken. Und merkwürdigerweise taucht diese Zahl auch in anderen Zusammenhängen in der SharePoint-Dokumentation auf. Ob es nun 300.000 oder 100.000 sind, Fakt ist, dass der OneDrive-Synchronisationsclient in vielen realen Unternehmensumgebungen mit mehr Dateien ernsthafte Leistungsprobleme hat, was die Benutzer zwingt, auf die Webschnittstelle umzusteigen.
Im Vergleich zur OneDrive-Sync-Beschränkung ist das 5.000 Artikel-Ansichtslimit in einer Bibliothek noch strenger. Sobald Sie 5.000 Artikel in einer Bibliothek überschreiten, wird sie nahezu unbenutzbar.
Dieses Limit ist ein weiteres häufiges Problem beim Migrieren von Dateifreigaben zu SharePoint Online. Es manifestiert sich in der Regel in einer Fehlermeldung wie dieser:
"Der angegebene Datei- oder Ordnername ist zu lang. Der URL-Pfad für alle Dateien und Ordner muss 400 Zeichen oder weniger betragen (und nicht mehr als 400 Zeichen für einen einzelnen Datei- oder Ordnernamen im URL). Bitte geben Sie einen kürzeren Datei- oder Ordnernamen ein."
Die Migration wird für alle Dateien fehlschlagen, die diese Anforderung nicht erfüllen. Und da dies die obere Grenze für die relative URL ist, die den gesamten Pfad und den Namen der Dokumentbibliothek enthält, tritt dies viel zu oft auf. Das Ergebnis ist eine unvollständige oder abgebrochene Migration.
Ein weiteres, noch strengeres Limit, auf das Sie stoßen könnten, ist das 256-Zeichen-Limit auf Ihrem Windows-PC, wenn Benutzer SharePoint Online-Dokumentbibliotheken mit ihren PCs synchronisieren. Die Fehlermeldung könnte so aussehen:
"Die Dateiname(n) wären für den Zielordner zu lang. Sie können den Dateinamen kürzen und es erneut versuchen oder einen Ort ausprobieren, der einen kürzeren Pfad hat".
Zusätzlich zur Neuanordnung von Dateiserverdaten in verschiedenen Silos in unterschiedlichen Dokumentbibliotheken ist auch die Neuanordnung von Berechtigungen ein großes Problem.
Die folgenden Zitate erklären, warum einige glauben, dass SharePoint das Aufheben von Berechtigungsvererbungen nicht unterstützt, während andere darauf hinweisen, dass es das tut. Es ist verwirrend, weil die Unterstützung da ist, aber nur für relativ kleine Datensätze. Die Dokumentation erklärt:
"Eine Liste kann bis zu 30 Millionen Artikel haben, und eine Bibliothek kann bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner haben. Wenn eine Liste, Bibliothek oder ein Ordner mehr als 100.000 Artikel enthält, können Sie die Berechtigungsvererbung für die Liste, Bibliothek oder den Ordner nicht aufheben. Sie können auch die Vererbung von Berechtigungen nicht wiederherstellen. Sie können jedoch die Vererbung von Berechtigungen für einzelne Artikel innerhalb dieser Liste, Bibliothek oder dieses Ordners aufheben, bis zur maximalen Anzahl von einzigartigen Berechtigungen in der Liste oder Bibliothek..."
Dies kann die Migration und Verwaltung von Berechtigungen zu einem Alptraum der Datenreorganisation machen, um das manuelle Überschreiben der Vererbung von Berechtigungen für Artikel in der Liste, Bibliothek oder im Ordner zu vermeiden.
Wenn die Einschränkungen von SharePoint Sie daran hindern, Dateiserver in die Cloud zu migrieren, gibt es einen besseren Weg!
„Lift-and-Shift“ ist eine Migrationsstrategie, die ein weiteres Set von virtuellen Maschinen in Azure, AWS oder einem regionalen Co-Location-Datenzentrum erstellt und die Daten auf dem lokalen Dateiserver zu den virtuellen Maschinen in den Datenzentren verschiebt. Nach Abschluss der Datenmigration kann der DNS-Name für den Dateiserver schnell vom lokalen Dateiserver auf den Dateiserver in der Cloud umgestellt werden. Bei diesem Verfahren wird „Lift-and-Shift“ auch als Rehosting bezeichnet. Es ist eine relativ schnelle und kostengünstige Möglichkeit, Daten von vor Ort in die Cloud zu migrieren, und das Beste daran ist, dass es nach der DNS-Umleitung abwärtskompatibel ist.
Lift-and-Shift ist einfacher, wenn das Internet im Büro schnell ist. Daher fungiert ein Standort-zu-Standort VPN zwischen der Bürofirewall und dem virtuellen Cloud-Netzwerk wie ein Teil des lokalen Netzwerks.
Der Hybrid-Cloud-Dateiserver ist eine gute Balance zwischen dem lokalen Dateiserver und dem Cloud-Dateiserver, sodass Mitarbeiter im lokalen Büro den Dateiserver weiterhin über ein lokales Netzwerk nutzen können.
Mit der Gladinet Triofox Lösung ist die Cloud-Dateizugriffslösung interoperabel mit vorhandenen Dateiserver-Netzwerkfreigaben und bietet Offline-Ordnerfunktionen. Sie beinhaltet die Integration mit Active Directory, Cloud-Laufwerkszuordnung, globale Dateisperren und NTFS-Berechtigungssteuerung. Diese nativen Integrationen machen die Dateifreigabelösung zu einer Erweiterung des aktuellen Dateiservers und nicht zu einem weiteren Datensilo, das Daten wegnimmt.
Ein über HTTPS zugeordnetes Laufwerk zum firmeninternen Dateiserver ist ein entscheidendes Merkmal. Mitarbeiter kennen ein zugeordnetes Laufwerk und benötigen keine zusätzliche Schulung.
Firmennutzer verfügen bereits über Firmenidentitäten im Active Directory und den zugehörigen Active Directory-Federationsdienst sowie SAML-Single-Sign-On. Sie benötigen nicht noch ein weiteres Anmeldeset, um auf eine Dateifreigabelösung zuzugreifen.
Die meisten Dateifreigabelösungen bieten manuelle Dateisperren in Form von "Datei einchecken" und "auschecken". Gladinet bietet automatische Dateisperren durch Erkennung von Dateiöffnungsanfragen. Wenn Microsoft Word eine Datei öffnet, wird der Dateisperreprozess automatisch gestartet und automatisch beendet, wenn die Dateibearbeitung abgeschlossen ist.
Schließlich erleichtert die Integration mit Active Directory und NTFS-Berechtigungen es Systemadministratoren, die Berechtigungssteuerung einzurichten. Die Berechtigungsfunktionen heben die Gladinet-Lösung von ihren Mitbewerbern ab.
Die Zuordnung von Laufwerken ist eine wichtige Funktion für den Online-Dateizugriff. Endbenutzer können Dateien und Ordner einfach per Drag-and-Drop von einem zugeordneten Laufwerk über das Internet verschieben. Die Laufwerkszuordnung hilft auch bei der Verwaltung externer Dateireferenzen.
Dateisperre ist eine wichtige Funktion für den Online-Dateizugriff und die Teamzusammenarbeit, um Konflikte zu vermeiden. Endbenutzer müssen den globalen, gleichzeitigen Online-Dateizugriff mittels Dateisperre steuern, um Konsistenz zu gewährleisten.
Von Active Directory Identitäten bis hin zu NTFS-Dateiberechtigungen und Ordnerschutz bleibt alles, mit dem ein Mitarbeiter vertraut ist, so, als ob sich nichts geändert hätte. Ein ähnlicher und konsistenter Benutzeroberflächenansatz minimiert die Lernkurve für den Benutzer.
Hier sind die Funktionen, die Ihnen ein SharePoint-ähnliches Benutzererlebnis bieten.
Anstatt Dateien als Outlook-Anhänge zu senden, können Dateien und Ordner über Outlook als Links geteilt werden.
Verbessern Sie die Leistung von großen Dateiübertragungen, indem Sie nur die Änderungen senden, die vorgenommen wurden, anstatt die gesamte Datei zu synchronisieren.
Dateien und Ordner können in Weblinks umgewandelt und über Webbrowser oder jeden mobilen Client abgerufen werden.
Es können Weblinks für das Hochladen über einen Webbrowser erstellt werden, um Dateien und Ordner zu empfangen.
Richtlinien wie Ablaufdaten und Lese-/Schreibberechtigungen können beim Dateiteilen angehängt werden.
Das Teilen von Dateien kann so einfach sein wie ein Rechtsklick auf eine Datei innerhalb des Windows Explorers.
Geteilte Ordner verfügen über optionale Funktionen für sichere Datenräume, um Ansichtsrechte zu aktivieren, die Downloads deaktivieren.
Definieren Sie unterschiedliche Berechtigungen für Ordner auf verschiedenen Ebenen der Verzeichnisstruktur.
Die Ziel-E-Mail-Domain ist einer der Parameter der Whitelist, die steuert, wer Datei-Teilungseinladungen erhalten kann.
Die Ziel-IP-Adresse ist ein weiterer Parameter zur Steuerung, wer Empfänger einer Datei-Teilungsaktion sein kann.
Integriert sich mit Office365, um die integrierten Funktionen für das gemeinsame Bearbeiten zu nutzen.
Behalten Sie wichtige Änderungen und Ereignisse im System im Blick.
Ein traditionelles VPN erfordert eine stabile und aktive Verbindung zur Unternehmens-Firewall. Ein Internet-Ausfall oder eine unterbrochene Verbindung zur Firewall unterbricht die Arbeit der Mitarbeiter mit nicht gespeicherten Dateien. Mit der Offline-Bearbeitung können entfernte Mitarbeiter Dokumente speichern und bearbeiten ohne eine aktive Verbindung und die Dateien asynchron auf einen Unternehmensdateiserver speichern, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Ein Firewall-Anbieter bietet in der Regel VPN ohne eine "Immer Aktiv"-Funktion an. Immer aktives VPN erfordert mehr Infrastrukturkomponenten wie Identitätsserver, Authentifizierungsserver, kompatible Client-Betriebssysteme usw. Die meisten modernen Cloud-Anwendungen sind jedoch immer aktiv und ermöglichen den Offline-Zugriff auf Dateien und Ordner und speichern Dateien auf einem lokalen Gerät, bevor sie sie mit Online-Servern synchronisieren.
Der Zugriff auf Dateiserver ist kaum hochleistungsfähig, denn wenn ein VPN als Enabler dient, erfolgt der Dateizugriff über das SMB/CIFS-Protokoll. Erstens ist das SMB-Protokoll kein Daten-Streaming-Protokoll mit vielen Anfragen und Antworten. Wenn wir auf HTTP-Streaming für die Dateiübertragung umsteigen können, wird die Leistung verbessert. Zweitens kann der HTTP-basierte Dateiübertragungsverkehr von einem globalen Content-Delivery-Netzwerk profitieren, sodass HTTP für den Transfer über Kontinente hinweg schneller ist.
