¿Estás encontrando limitaciones al migrar de servidores de archivos a SharePoint Online?
¿Estás frustrado por las limitaciones de SharePoint y OneDrive?
¿Sabes que existen otras estrategias de migración de servidores de archivos para superar estas limitaciones?
Una firma arquitectónica en Copenhague, Dinamarca, tiene 3 ubicaciones en Dinamarca y Noruega. El servidor de archivos está actualmente en el sitio con 7TB de datos, pero quieren deshacerse del servidor de archivos. No hay canales de comunicación oficiales entre los 3 sitios, por lo que usar una solución en la nube para unificar los 3 sitios tiene sentido.
Experimentaron con SharePoint y OneDrive. Al principio fue bueno porque la integración de OneDrive Windows Explorer facilita el acceso a archivos y carpetas desde SharePoint. Sin embargo, más tarde encontraron problemas con la aplicación AutoCAD. Un problema está relacionado con el bloqueo de archivos, y otro con las referencias externas dentro de un único archivo. Este no es un problema de SharePoint/OneDrive, sino más bien un problema de compatibilidad de la aplicación entre CAD y SharePoint.
El costo de almacenamiento de SharePoint es otro problema. Si hubieran colocado los 7 TB de almacenamiento en SharePoint, habría costado unos $1400 al mes. La empresa quiere que los archivos menos utilizados se almacenen en otro sistema. Buscan una plataforma/solución de almacenamiento que resuelva el problema del bloqueo de archivos y la referencia externa mientras ofrece una forma de utilizar servicios de almacenamiento de bajo costo como Amazon S3 y Azure Blob Storage.
Una firma de diseño especializada en diseño de museos utiliza una combinación de aplicaciones CAD y Adobe Creative Suite. Hay usuarios de Mac. Mac tiene ciertos caracteres en el nombre del archivo que SharePoint no admite. Además, la ruta del archivo Mac podría ser mucho más larga que 256 o la limitación actual de SharePoint. Ya intentaron SharePoint en el pasado, pero no funcionó.
Un MSP está ayudando a un cliente local a migrar un NAS local a SharePoint y se encuentra con las limitaciones de SharePoint.
"¿Deseas dividir y reorganizar el repositorio original de 700,000 archivos individuales en siete bibliotecas SharePoint diferentes? ¿Qué hay sobre el costo de reentrenar al personal para que se acostumbre a las nuevas ubicaciones de SharePoint en línea?"
Según la documentación de SharePoint Online:
"Aunque SharePoint Online puede almacenar 30 millones de documentos por biblioteca, recomendamos sincronizar no más de 300,000 archivos en todas las bibliotecas para un rendimiento óptimo. Además, los mismos problemas de rendimiento pueden ocurrir si tienes 300,000 elementos o más en todas las bibliotecas que deseas sincronizar, incluso si no sincronizas todos los elementos en esas bibliotecas..."
Pero según la experiencia, el rendimiento comienza a disminuir después de 100,000 elementos. Y curiosamente, ese número aparece en la documentación de SharePoint en otros contextos también. Ya sea 300,000 o 100,000, la realidad es que en muchos entornos empresariales reales con más archivos, el cliente de sincronización de OneDrive tiene serios problemas de rendimiento, obligando a los usuarios a cambiar a la interfaz web.
Comparado con la limitación de sincronización de OneDrive, el límite de vista de 5000 elementos en una biblioteca es aún más estricto. El momento en que superas los 5,000 elementos en una biblioteca, se vuelve casi inutilizable.
Este límite es otro problema común al migrar comparticiones de archivos a SharePoint Online. Suele manifestarse en un mensaje de error como este:
"El nombre de archivo o carpeta especificado es demasiado largo. La ruta URL para todos los archivos y carpetas debe tener 400 caracteres o menos (y no más de 400 caracteres para cualquier nombre de archivo o carpeta en la URL). Por favor, escribe un nombre de archivo o carpeta más corto".
La migración fallará para cualquier archivo que no cumpla con este requisito. Y dado que este es el límite superior para la URL relativa que contiene toda la ruta y el nombre de la biblioteca de documentos, esto sucede con demasiada frecuencia. El resultado es una migración incompleta o abortada.
Otro límite aún más estricto que puedes encontrar es el límite de 256 caracteres en tu PC con Windows, cuando los usuarios sincronizan las bibliotecas de documentos de SharePoint Online con sus PCs. El mensaje de error puede parecerse al siguiente:
"El nombre del archivo(s) sería demasiado largo para la carpeta de destino. Puedes acortar el nombre del archivo y volver a intentarlo, o intentar una ubicación que tenga una ruta más corta".
Además de reorganizar los datos del servidor de archivos en diferentes silos en diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar los permisos también es un gran dolor de cabeza.
Las siguientes citas explican por qué algunas personas creen que SharePoint no admite la eliminación de la herencia de permisos, mientras que otros señalan que sí. Es confuso porque el soporte está ahí, pero solo para conjuntos de datos relativamente pequeños. La documentación explica:
"Una lista puede tener hasta 30 millones de elementos, y una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas. Cuando una lista, biblioteca o carpeta contiene más de 100,000 elementos, no puedes romper la herencia de permisos en la lista, biblioteca o carpeta. Tampoco puedes volver a heredar permisos en ella. Sin embargo, aún puedes romper la herencia en los elementos individuales dentro de esa lista, biblioteca o carpeta, hasta el número máximo de permisos únicos en la lista o biblioteca..."
Esto puede convertir la migración y gestión de permisos en una pesadilla de reorganización de datos para evitar anular manualmente la herencia de permisos para elementos en la lista, biblioteca o carpeta.
¡Si las limitaciones de SharePoint te están impidiendo migrar servidores de archivos a la Nube, hay una mejor manera!
Lift-and-Shift es una estrategia de migración que crea otro conjunto de máquinas virtuales en Azure, AWS o un centro de datos de co-localización regional y mueve los datos del servidor de archivos en las instalaciones a las máquinas virtuales en los centros de datos. Una vez que se completa la migración de datos, el nombre DNS para el servidor de archivos se puede cambiar rápidamente del servidor de archivos en las instalaciones al servidor de archivos en la nube. En este tipo de procedimiento, lift-and-shift también se conoce como rehosting. Es una forma relativamente rápida y rentable de migrar datos de las instalaciones a la nube, y lo mejor es que es compatible con versiones anteriores después de la redirección de DNS.
Lift-and-shift es más fácil cuando el Internet en la oficina es rápido. Por lo tanto, una VPN de sitio a sitio entre el firewall de la oficina y la red virtual en la nube actúa como parte de la red local.
El servidor de archivos de nube híbrida es un buen equilibrio entre el servidor de archivos local y el servidor de archivos en la nube, por lo que los empleados en la oficina local aún pueden usar el servidor de archivos a través de una red local.
Con la solución Gladinet Triofox, la solución de acceso a archivos en la nube es interoperable con las comparticiones de red del servidor de archivos existente y proporciona capacidades de carpetas offline. Incluye integración con Active Directory, mapeo de unidad en la nube, bloqueo global de archivos y control de permisos NTFS. Estas integraciones nativas hacen que la solución de compartición de archivos sea una extensión del servidor de archivos actual en lugar de otro silo de datos que retire datos.
La unidad mapeada sobre el canal HTTPS al servidor de archivos corporativo es una característica crucial. Los empleados están familiarizados con una unidad mapeada y no se requiere formación adicional.
Los usuarios corporativos ya tienen identidades corporativas en Active Directory y el servicio relacionado de federación de Active Directory y SAML single-sign-on. No necesitan otro conjunto de credenciales para acceder a una solución de compartición de archivos.
La mayoría de las soluciones de compartición de archivos ofrecen bloqueo manual de archivos en formas de "check-in" y "check out". Gladinet proporciona bloqueo automático de archivos detectando solicitudes de apertura de archivos. Cuando Microsoft Word abre un archivo, el proceso de bloqueo de archivos será iniciado automáticamente y finalizado automáticamente cuando finalice la edición del archivo.
Finalmente, la integración con Active Directory y los permisos NTFS facilita a los administradores de sistemas configurar el control de permisos. Las características de permisos hacen que la solución Gladinet destaque entre sus competidores.
El mapeo de unidades es una característica importante para el acceso a archivos en línea. Los usuarios finales pueden arrastrar y soltar fácilmente archivos y carpetas desde una unidad mapeada a través de Internet. El mapeo de unidades también ayuda a gestionar referencias externas de archivos.
El bloqueo de archivos es una característica importante para el acceso a archivos en línea y la colaboración en equipo para evitar conflictos. Los usuarios finales necesitan controlar el acceso concurrente global en línea a archivos utilizando el bloqueo de archivos para mantener la consistencia.
Desde las identidades de Active Directory hasta los permisos de archivos NTFS y la protección de carpetas, todo lo que un empleado conoce permanece como si nada hubiera cambiado. Un enfoque de interfaz de usuario similar y consistente minimiza la curva de aprendizaje del usuario.
Estas son las características que te ofrecen una experiencia de usuario similar a SharePoint.
En lugar de enviar archivos como adjuntos de Outlook, los archivos y carpetas se pueden compartir como enlaces a través de Outlook.
Mejora el rendimiento de las transferencias de archivos grandes enviando solo los cambios que se hicieron en lugar de sincronizar todo el archivo.
Los archivos y carpetas se pueden convertir en enlaces web y acceder desde navegadores web o cualquier cliente móvil.
Se pueden generar enlaces web para la carga basada en navegadores web para recibir archivos y carpetas.
Se pueden agregar políticas como fechas de caducidad y permisos de lectura/escritura a la compartición de archivos.
La compartición de archivos puede ser tan fácil como hacer clic derecho en un archivo desde el Explorador de Windows.
Las carpetas compartidas tienen características opcionales de sala de datos segura para habilitar permisos de solo visualización que deshabilitan las descargas.
Define diferentes permisos para carpetas en diferentes niveles de la estructura del directorio.
El dominio de correo electrónico de destino es uno de los parámetros de la lista blanca que controla quién puede recibir invitaciones para compartir archivos.
La dirección IP de destino es otro parámetro para controlar quién puede ser el receptor de una acción de compartición de archivos.
Se integra con Office365 para aprovechar las características incorporadas de co-edición.
Mantente al tanto de los cambios y eventos importantes en el sistema.
Una VPN tradicional requiere una conexión estable y activa al firewall corporativo para funcionar. Una interrupción en Internet o una conexión interrumpida al firewall interrumpe el trabajo de los empleados con archivos no guardados. Con la edición sin conexión, los trabajadores remotos pueden guardar y editar documentos sin una conexión activa y guardar los archivos de forma asíncrona en un servidor de archivos corporativo una vez que se restaure la conexión.
Un proveedor de firewall generalmente ofrece VPN sin una función siempre activa. La VPN siempre activa requiere más componentes de infraestructura, como servidores de identidad, servidores de autenticación, sistemas operativos de clientes compatibles, etc. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones en la nube modernas están siempre activas, permitiendo el acceso sin conexión a archivos y carpetas y almacenando archivos en un dispositivo local antes de sincronizarlos con servidores en línea.
Acceder a servidores de archivos no es precisamente de alto rendimiento, porque cuando una VPN actúa como facilitadora, el acceso a archivos se realiza a través del protocolo SMB/CIFS. En primer lugar, el protocolo SMB no es un protocolo de transmisión de datos con muchas solicitudes y respuestas. Si podemos cambiar a la transmisión HTTP para la transferencia de archivos, el rendimiento mejorará. En segundo lugar, el tráfico de transferencia de archivos basado en HTTP puede aprovechar una red global de entrega de contenido, por lo que HTTP es más rápido para la transferencia entre continentes.
