Rencontrez-vous des limitations lors de la migration des serveurs de fichiers vers SharePoint Online ?
Êtes-vous frustré par les limitations de SharePoint et OneDrive ?
Savez-vous qu'il existe d'autres stratégies de migration de serveurs de fichiers pour surmonter ces limitations ?
Un cabinet d'architecture à Copenhague, au Danemark, possède 3 sites au Danemark et en Norvège. Le serveur de fichiers est actuellement sur place avec 7 To de données, mais ils veulent se débarrasser du serveur de fichiers. Il n'y a pas de canaux de communication officiels entre les 3 sites, donc utiliser une solution cloud pour unifier les 3 sites est logique.
Ils ont expérimenté avec SharePoint et OneDrive. Au début, tout allait bien car l'intégration de OneDrive Windows Explorer rendait facile l'accès aux fichiers et dossiers de SharePoint. Plus tard, cependant, ils ont rencontré des problèmes avec l'application AutoCAD. Un problème est lié au verrouillage de fichier, l'autre aux références externes au sein d'un seul fichier. Il ne s'agit pas d'un problème de SharePoint/OneDrive, mais plutôt d'un problème de compatibilité d'application entre les applications CAD et SharePoint.
Le coût de stockage de SharePoint est un autre problème. S'ils avaient placé tous les 7 To de stockage sur SharePoint, cela leur aurait coûté environ 1 400 € par mois. L'entreprise souhaite que les fichiers moins fréquemment utilisés soient stockés dans un autre système. Ils recherchent une plateforme/solution de stockage qui résout le problème de verrouillage de fichier et de référencement externe tout en fournissant un moyen d'utiliser des services de stockage à moindre coût comme Amazon S3 et Azure Blob Storage.
Une agence de design spécialisée dans la conception de musées utilise un mélange d'applications CAD et de la suite Adobe Creative. Il y a des utilisateurs Mac. Mac a certains caractères dans le nom du fichier que SharePoint ne supporte pas. De plus, le chemin de fichier Mac pourrait être beaucoup plus long que 256 ou la limitation actuelle de SharePoint. Vous avez essayé SharePoint dans le passé mais cela n'a pas fonctionné.
Un MSP aide un client local à migrer un NAS local vers SharePoint et se heurte aux limitations de SharePoint.
"Voulez-vous diviser et réorganiser le dépôt original de 700 000 fichiers individuels en sept différentes bibliothèques SharePoint ? Qu'en est-il du coût de la formation du personnel pour s'habituer aux nouveaux emplacements de SharePoint en ligne ?"
Selon la documentation de SharePoint Online :
"Bien que SharePoint Online puisse stocker 30 millions de documents par bibliothèque, nous recommandons de ne synchroniser pas plus de 300 000 fichiers pour toutes les bibliothèques afin d'obtenir une performance optimale. De plus, les mêmes problèmes de performance peuvent survenir si vous avez 300 000 éléments ou plus dans toutes les bibliothèques que vous souhaitez synchroniser, même si vous ne synchronisez pas tous les éléments de ces bibliothèques..."
Mais d'après l'expérience, la performance commence à baisser après 100 000 éléments. Et curieusement, ce chiffre apparaît également dans la documentation de SharePoint dans d'autres contextes. Que ce soit 300 000 ou 100 000, le principal problème est que dans de nombreux environnements d'entreprise réels avec davantage de fichiers, le client de synchronisation OneDrive présente de graves problèmes de performance, obligeant les utilisateurs à passer à l'interface Web.
Comparé à la limitation de synchronisation de OneDrive, la limite de 5000 éléments affichés dans une bibliothèque est encore plus stricte. Dès que vous dépassez 5 000 éléments dans une bibliothèque, elle devient presque inutilisable.
Cette limite est un autre problème courant lors de la migration des partages de fichiers vers SharePoint Online. Elle se manifeste généralement par un message d'erreur comme celui-ci :
"Le nom de fichier ou de dossier spécifié est trop long. Le chemin URL pour tous les fichiers et dossiers doit être de 400 caractères ou moins (et pas plus de 400 caractères pour un seul nom de fichier ou de dossier dans l'URL). Veuillez saisir un nom de fichier ou de dossier plus court."
La migration échouera pour tous les fichiers qui ne respectent pas cette exigence. Et comme il s'agit de la limite maximale pour l'URL relative contenant tout le chemin et le nom de la bibliothèque de documents, cela arrive bien trop souvent. Le résultat est une migration incomplète ou avortée.
Une autre limite, encore plus stricte, que vous pourriez rencontrer est celle de 256 caractères sur votre PC Windows, lorsque les utilisateurs synchronisent les bibliothèques de documents SharePoint Online avec leurs PCs. Le message d'erreur pourrait ressembler à ce qui suit :
"Le ou les noms de fichier seraient trop longs pour le dossier de destination. Vous pouvez raccourcir le nom du fichier et réessayer, ou essayer un emplacement ayant un chemin plus court".
En plus de la réorganisation des données du serveur de fichiers dans différents silos de différentes bibliothèques de documents, la réorganisation des autorisations est également un casse-tête majeur.
Les citations suivantes expliquent pourquoi certaines personnes pensent que SharePoint ne supporte pas la suppression de l'héritage des autorisations, tandis que d'autres soulignent qu'il le fait. C'est confus parce que le support existe, mais seulement pour des ensembles de données relativement petits. La documentation explique :
"Une liste peut contenir jusqu'à 30 millions d'éléments, et une bibliothèque peut contenir jusqu'à 30 millions de fichiers et de dossiers. Lorsqu'une liste, une bibliothèque ou un dossier contient plus de 100 000 éléments, vous ne pouvez pas rompre l'héritage des autorisations sur la liste, la bibliothèque ou le dossier. Vous ne pouvez pas non plus rétablir l'héritage des autorisations dessus. Cependant, vous pouvez toujours rompre l'héritage sur les éléments individuels à l'intérieur de cette liste, bibliothèque ou dossier, jusqu'au nombre maximal d'autorisations uniques dans la liste ou la bibliothèque..."
Cela peut transformer la migration et la gestion des autorisations en un véritable cauchemar de réorganisation des données pour éviter de devoir manuellement outrepasser l'héritage des autorisations pour les éléments de la liste, de la bibliothèque ou du dossier.
Si les limitations de SharePoint vous empêchent de migrer les serveurs de fichiers vers le Cloud, il y a une meilleure façon !
Lift-and-Shift est une stratégie de migration qui crée un autre ensemble de machines virtuelles dans Azure, AWS, ou un centre de données de colocation régional et déplace les données sur le serveur de fichiers sur site vers les machines virtuelles dans les centres de données. Une fois la migration des données terminée, le nom DNS pour le serveur de fichiers peut être rapidement basculé du serveur de fichiers sur site vers le serveur de fichiers dans le cloud. Dans ce type de procédure, lift-and-shift est également connu sous le nom de rehosting. C'est un moyen relativement rapide et économique de migrer les données du site vers le cloud, et la meilleure partie est qu'il est rétrocompatible après la redirection DNS.
Lift-and-Shift est plus simple lorsque l'Internet au bureau est rapide. Par conséquent, un VPN site à site entre le pare-feu du bureau et le réseau virtuel cloud fonctionne comme une partie du réseau local.
Le serveur de fichiers cloud hybride est un bon équilibre entre le serveur de fichiers local et le serveur de fichiers cloud, permettant ainsi aux employés du bureau local d'utiliser toujours le serveur de fichiers via un réseau local.
Avec la solution Gladinet Triofox, la solution d'accès aux fichiers cloud est interopérable avec les partages réseau existants du serveur de fichiers et offre des capacités de dossiers hors ligne. Elle comprend l'intégration avec Active Directory, la cartographie de disque cloud, le verrouillage global de fichiers et le contrôle des permissions NTFS. Ces intégrations natives font de la solution de partage de fichiers une extension du serveur de fichiers actuel plutôt qu'un autre silo de données qui éloigne les données.
Un lecteur mappé via le canal HTTPS vers le serveur de fichiers de l'entreprise est une fonctionnalité cruciale. Les employés sont familiers avec un lecteur mappé, et aucune formation supplémentaire n'est nécessaire.
Les utilisateurs d'entreprise ont déjà des identités d'entreprise dans Active Directory et le service de fédération d'Active Directory associé ainsi que le SSO SAML. Ils n'ont pas besoin d'un autre ensemble d'identifiants pour accéder à une solution de partage de fichiers.
La plupart des solutions de partage de fichiers offrent un verrouillage manuel des fichiers sous forme de "check-in" et "check-out". Gladinet fournit un verrouillage automatique des fichiers en détectant les demandes d'ouverture de fichiers. Lorsque Microsoft Word ouvre un fichier, le processus de verrouillage du fichier est automatiquement initié et terminé lorsque la modification du fichier est terminée.
Enfin, l'intégration avec Active Directory et les permissions NTFS facilite la mise en place du contrôle des permissions par les administrateurs système. Les fonctionnalités de permission font que la solution Gladinet se distingue parmi ses pairs.
La cartographie des lecteurs est une fonctionnalité importante pour l'accès aux fichiers en ligne. Les utilisateurs finaux peuvent facilement glisser-déposer des fichiers et des dossiers à partir d'un lecteur mappé via Internet. La cartographie de lecteur aide également à gérer les références de fichiers externes.
Le verrouillage de fichiers est une fonctionnalité importante pour l'accès aux fichiers en ligne et la collaboration en équipe pour éviter les conflits. Les utilisateurs finaux doivent contrôler l'accès simultané aux fichiers en ligne en utilisant le verrouillage de fichiers pour maintenir la cohérence.
Des identités Active Directory aux permissions de fichiers NTFS et à la protection des dossiers, tout ce avec quoi un employé est familier reste comme si rien n'avait changé. Une approche d'interface utilisateur similaire et cohérente minimise la courbe d'apprentissage de l'utilisateur.
Voici les fonctionnalités qui vous offrent une expérience utilisateur similaire à SharePoint.
Au lieu d'envoyer des fichiers en pièces jointes via Outlook, les fichiers et dossiers peuvent être partagés sous forme de liens via Outlook.
Améliorez les performances des transferts de gros fichiers en n'envoyant que les modifications apportées plutôt que de synchroniser le fichier entier.
Les fichiers et dossiers peuvent être transformés en liens web et accessibles depuis des navigateurs web ou n'importe quel client mobile.
Des liens web peuvent être générés pour un téléchargement basé sur un navigateur web pour recevoir des fichiers et des dossiers.
Des politiques telles que les dates d'expiration et les permissions de lecture/écriture peuvent être associées au partage de fichiers.
Le partage de fichiers peut être aussi simple qu'un clic droit sur un fichier depuis l'Explorateur Windows.
Les dossiers partagés disposent de fonctionnalités optionnelles de salle de données sécurisées pour activer des permissions en mode "lecture seule" qui désactivent les téléchargements.
Définissez différentes permissions pour les dossiers à différents niveaux de la structure de l'annuaire.
Le domaine de l'email de destination est l'un des paramètres de la liste blanche qui contrôle qui peut recevoir des invitations de partage de fichiers.
L'adresse IP de destination est un autre paramètre pour contrôler qui peut être le destinataire d'une action de partage de fichiers.
Intégration avec Office365 pour profiter des fonctionnalités de co-édition intégrées.
Suivez les changements et événements importants dans le système.
Un VPN traditionnel nécessite une connexion stable et active au pare-feu de l'entreprise pour fonctionner. Une interruption d'Internet ou une connexion interrompue au pare-feu interrompt le travail des employés avec des fichiers non sauvegardés. Avec l'édition hors ligne, les travailleurs à distance peuvent sauvegarder et éditer des documents sans connexion active et sauvegarder les fichiers de manière asynchrone sur un serveur de fichiers d'entreprise une fois la connexion rétablie.
Un fournisseur de pare-feu propose généralement un VPN sans fonctionnalité toujours active. Un VPN toujours actif nécessite davantage de composants d'infrastructure tels que des serveurs d'identité, des serveurs d'authentification, des OS clients compatibles, etc. Cependant, la plupart des applications cloud modernes sont toujours actives, permettant un accès hors ligne aux fichiers et dossiers et stockant des fichiers sur un appareil local avant de les synchroniser avec des serveurs en ligne.
L'accès aux serveurs de fichiers est rarement performant, car lorsqu'un VPN sert d'intermédiaire, l'accès au fichier se fait via le protocole SMB/CIFS. Premièrement, le protocole SMB n'est pas un protocole de streaming de données avec de nombreuses requêtes et réponses. Si nous pouvons passer au streaming HTTP pour le transfert de fichiers, la performance s'améliorera. Deuxièmement, le trafic de transfert de fichiers basé sur HTTP peut profiter d'un réseau de diffusion de contenu mondial, donc HTTP est plus rapide pour le transfert intercontinent.
