Incontri limitazioni nel migrare dai server dei file a SharePoint Online?
Sei frustrato dalle limitazioni di SharePoint e OneDrive?
Sai che esistono altre strategie di migrazione dei server dei file per superare queste limitazioni?
Uno studio di architettura a Copenhagen, Danimarca, ha 3 sedi in Danimarca e Norvegia. Il server dei file è attualmente sul posto con 7TB di dati, ma vogliono liberarsi del server dei file. Non ci sono canali di comunicazione ufficiali tra i 3 siti, quindi utilizzare una soluzione cloud per unificare i 3 siti ha senso.
Hanno sperimentato con SharePoint e OneDrive. Inizialmente era buono perché l'integrazione di OneDrive Windows Explorer rende facile accedere ai file e alle cartelle da SharePoint. Più tardi, tuttavia, hanno riscontrato problemi con l'applicazione AutoCAD. Un problema riguarda il blocco dei file, l'altro alle referenze esterne all'interno di un singolo file. Questo non è un problema di SharePoint/OneDrive, ma piuttosto un problema di compatibilità delle applicazioni tra CAD e SharePoint.
Anche i costi di archiviazione di SharePoint sono un problema. Se avessero messo tutti i 7 TB di archiviazione su SharePoint, sarebbe costato circa $1400/mese. L'azienda vuole che i file utilizzati meno frequentemente vengano archiviati in un altro sistema. Vogliono una piattaforma/soluzione di archiviazione che risolva il problema del blocco dei file e del riferimento esterno fornendo un modo per utilizzare servizi di archiviazione a costo più basso come Amazon S3 e Azure Blob Storage.
Uno studio di design specializzato in progettazione museale utilizza una combinazione di applicazioni CAD e Adobe Creative Suite. Ci sono utenti Mac. Mac ha certi caratteri nel nome del file che SharePoint non supporta. Anche il percorso del file Mac potrebbe essere molto più lungo di 256 o dell'attuale limitazione di SharePoint. Hai provato SharePoint in passato ma non ha funzionato.
Un MSP sta aiutando un cliente locale a migrare un NAS locale su SharePoint e si imbatte nelle limitazioni di SharePoint.
"Vuoi dividere e riorganizzare il repository originale di 700.000 file individuali in sette diverse librerie SharePoint? E riguardo ai costi della formazione del personale per abituarsi alle nuove posizioni online di SharePoint?"
Secondo la documentazione di SharePoint Online:
"Anche se SharePoint Online può memorizzare 30 milioni di documenti per libreria, consigliamo di sincronizzare non più di 300.000 file in tutte le librerie per una performance ottimale. Inoltre, gli stessi problemi di performance possono verificarsi se hai 300.000 elementi o più in tutte le librerie che desideri sincronizzare, anche se non sincronizzi tutti gli elementi di quelle librerie..."
Tuttavia, dall'esperienza, la performance inizia a diminuire dopo 100.000 elementi. E curiosamente, questo numero appare nella documentazione di SharePoint anche in altri contesti. Che si tratti di 300.000 o 100.000, la realtà è che in molti ambienti aziendali reali con più file, il client di sincronizzazione OneDrive ha seri problemi di performance, costringendo gli utenti a passare all'interfaccia Web.
Rispetto alla limitazione di sincronizzazione di OneDrive, il limite di visualizzazione di 5.000 elementi in una libreria è ancora più rigido. Nel momento in cui superi 5.000 elementi in una libreria, essa diventa quasi inutilizzabile.
Questo limite è un altro problema comune quando si migra condivisioni file a SharePoint Online. Di solito si manifesta con un messaggio di errore come questo:
"Il nome del file o della cartella specificato è troppo lungo. Il percorso URL per tutti i file e le cartelle deve essere di 400 caratteri o meno (e non più di 400 caratteri per qualsiasi singolo nome di file o cartella nell'URL). Si prega di digitare un nome di file o cartella più corto."
La migrazione fallirà per qualsiasi file che non soddisfa questo requisito. E siccome questo è il limite massimo per l'URL relativo contenente l'intero percorso e il nome della libreria di documenti, ciò accade troppo spesso. Il risultato è una migrazione incompleta o interrotta.
Un altro limite ancora più stringente che potresti incontrare è il limite di 256 caratteri sul tuo PC Windows, quando gli utenti sincronizzano le librerie di documenti di SharePoint Online con i loro PC. Il messaggio di errore potrebbe apparire come il seguente:
"Il nome del file sarebbe troppo lungo per la cartella di destinazione. Puoi abbreviare il nome del file e riprovare, o provare una posizione con un percorso più breve".
Oltre a riorganizzare i dati del server dei file in diversi silos in diverse librerie di documenti, la riorganizzazione delle autorizzazioni è anche un grosso mal di testa.
Le seguenti citazioni spiegano perché alcune persone ritengono che SharePoint non supporti la rimozione dell'ereditarietà delle autorizzazioni, mentre altre sottolineano che lo fa. È confuso perché il supporto c'è, ma solo per set di dati relativamente piccoli. La documentazione spiega:
"Una lista può avere fino a 30 milioni di elementi, e una libreria può avere fino a 30 milioni di file e cartelle. Quando una lista, libreria o cartella contiene più di 100.000 elementi, non puoi rompere l'ereditarietà delle autorizzazioni sulla lista, libreria o cartella. Né puoi riereditare le autorizzazioni su di essa. Tuttavia, puoi ancora rompere l'ereditarietà sui singoli elementi all'interno di quella lista, libreria o cartella, fino al numero massimo di autorizzazioni uniche nella lista o libreria..."
Questo può trasformare la migrazione e la gestione delle autorizzazioni in un incubo di ristrutturazione dei dati per evitare di sovrascrivere manualmente l'ereditarietà delle autorizzazioni per gli elementi nella lista, libreria o cartella.
Se le limitazioni di SharePoint ti impediscono di migrare i server dei file nel Cloud, c'è un modo migliore!
Il Lift-and-Shift è una strategia di migrazione che crea un altro set di macchine virtuali in Azure, AWS o un data center di co-localizzazione regionale e sposta i dati sul server di file on-premises alle macchine virtuali nei data center. Una volta completata la migrazione dei dati, il nome DNS per il server di file può essere rapidamente switchato dal server di file on-premises al server di file nel cloud. In questo tipo di procedura, il lift-and-shift è anche conosciuto come rehosting. È un modo relativamente veloce ed economico per migrare i dati da on-premises al cloud, e la parte migliore è che è retrocompatibile dopo il reindirizzamento DNS.
Il lift-and-shift è più semplice quando Internet in ufficio è veloce. Pertanto, una VPN site-to-site tra il firewall dell'ufficio e la rete virtuale cloud funziona come parte della rete locale.
Il server file cloud ibrido rappresenta un buon equilibrio tra il server file locale e il server file cloud, così gli impiegati nell'ufficio locale possono ancora utilizzare il server file tramite una rete locale.
Con la soluzione Gladinet Triofox, la soluzione di accesso ai file cloud è interoperabile con le condivisioni di rete del server file esistente e offre capacità di cartelle offline. Include integrazione con Active Directory, mappatura drive cloud, blocco file globale e controllo dei permessi NTFS. Queste integrazioni native rendono la soluzione di condivisione file un'estensione dell'attuale server file piuttosto che un altro silo di dati che sottrae dati.
Il drive mappato sul canale HTTPS verso il server file aziendale è una caratteristica cruciale. Gli impiegati sono familiari con un drive mappato e non è necessaria alcuna formazione aggiuntiva.
Gli utenti aziendali hanno già identità aziendali in Active Directory e relativo servizio di federazione di Active Directory e SAML single-sign-on. Non hanno bisogno di un altro set di credenziali per accedere a una soluzione di condivisione file.
La maggior parte delle soluzioni di condivisione file offrono un blocco file manuale nelle forme di "check-in del file" e "check-out". Gladinet fornisce un blocco file automatico rilevando le richieste di apertura del file. Quando Microsoft Word apre un file, il processo di blocco del file sarà avviato automaticamente e terminato automaticamente quando finisce la modifica del file.
Infine, l'integrazione con Active Directory e i permessi NTFS rende più facile per gli amministratori di sistema impostare il controllo dei permessi. Le caratteristiche dei permessi rendono la soluzione Gladinet unica tra i suoi pari.
La mappatura drive è una caratteristica importante per l'accesso ai file online. Gli utenti finali possono facilmente trascinare e rilasciare file e cartelle da un drive mappato su Internet. La mappatura drive aiuta anche a gestire i riferimenti esterni ai file.
Il blocco dei file è una funzionalità importante per l'accesso ai file online e la collaborazione di squadra per evitare conflitti. Gli utenti finali devono controllare l'accesso contemporaneo globale ai file online utilizzando il blocco dei file per mantenere la coerenza.
Dalle identità di Active Directory ai permessi dei file NTFS e alla protezione delle cartelle, tutto ciò che un dipendente conosce rimane come se nulla fosse cambiato. Un approccio dell'interfaccia utente simile e coerente riduce al minimo la curva di apprendimento dell'utente.
Ecco le funzionalità che ti offrono un'esperienza utente simile a SharePoint.
Invece di inviare file come allegati di Outlook, file e cartelle possono essere condivisi come collegamenti tramite Outlook.
Ottimizza le prestazioni dei trasferimenti di file di grandi dimensioni inviando solo le modifiche apportate invece di sincronizzare l'intero file.
I file e le cartelle possono essere trasformati in collegamenti web e accessibili da browser web o qualsiasi client mobile.
Possono essere generati collegamenti web per caricamenti basati su browser web per ricevere file e cartelle.
È possibile allegare politiche come date di scadenza e permessi di lettura/scrittura alla condivisione dei file.
La condivisione di file può essere semplice come fare clic con il tasto destro del mouse su un file all'interno di Windows Explorer.
Le cartelle condivise hanno funzionalità opzionali della stanza dati sicura per abilitare i permessi di sola lettura che disabilitano i download.
Definisci permessi diversi per le cartelle a diversi livelli della struttura della directory.
Il dominio email di destinazione è uno dei parametri della whitelist che controlla chi può ricevere inviti alla condivisione di file.
L'indirizzo IP di destinazione è un altro parametro per controllare chi può essere il destinatario di un'azione di condivisione di file.
Si integra con Office365 per sfruttare le funzionalità di co-modifica integrate.
Tieni traccia delle importanti modifiche ed eventi nel sistema.
Un VPN tradizionale richiede una connessione stabile e attiva al firewall aziendale per funzionare. Un'interruzione di Internet o una connessione interrotta al firewall interrompe il lavoro dei dipendenti con file non salvati. Con la modifica offline, i lavoratori remoti possono salvare e modificare documenti senza una connessione attiva e salvare i file in modo asincrono su un server di file aziendale una volta ripristinata la connessione.
Un fornitore di firewall offre tipicamente VPN senza una funzionalità sempre attiva. Il VPN sempre attivo richiede più componenti infrastrutturali come server di identità, server di autenticazione, OS client compatibili, ecc. Tuttavia, la maggior parte delle moderne applicazioni cloud sono sempre attive, consentendo l'accesso offline ai file e alle cartelle e memorizzando i file su un dispositivo locale prima di sincronizzarli con server online.
Accedere ai server dei file non è quasi mai ad alte prestazioni, perché quando un VPN funge da abilitatore, l'accesso ai file avviene tramite il protocollo SMB/CIFS. Prima di tutto, il protocollo SMB non è un protocollo di streaming di dati con molte richieste e risposte. Se possiamo passare allo streaming HTTP per il trasferimento di file, la prestazione migliorerà. In secondo luogo, il traffico di trasferimento di file basato su HTTP può sfruttare una rete di distribuzione di contenuti globali, quindi HTTP è più veloce per il trasferimento transcontinentale.
